POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y tiene como objetivo regular y controlar la recolección, tratamiento, almacenamiento, protección y administración de los datos personales de nuestros clientes, proveedores, y colaboradores captados a través de diferentes canales.

1.DEFINICIONES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.ALCANCE:

Esta política será aplicable a los datos personales suministrados voluntariamente por nuestros clientes, proveedores o colaboradores al momento de:

  • Realizar encuestas telefónicas, digitales o presenciales
  • Diligenciar un formulario vía telefónica, online o físico
  • Realizar negociaciones o formalizar contratos de carácter laboral o comercial
  • Realizar compras a través de cualquiera de nuestros proveedores
  • Solicitar información de nuestros servicios y productos
  • Los datos recolectados, con autorización previa del titular, podrán usarse para actividades de mercadeo, publicidad, análisis de información, inteligencia de mercados, envío de información acerca de nuestros productos y servicios, mejoramiento del servicio, promociones, alianzas y ofertas, entre otros.

 3.TRATAMIENTO DE LOS DATOS

3.1. OBJETIVO

Establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal que son objeto de tratamiento por parte de EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S, en desarrollo de su finalidad, atendiendo la normatividad y legislación local vigente frente a la protección de datos personales.

3.2. ALCANCE

El procedimiento de tratamiento de la información contenida en este documento regula todos los procesos de la Organización, que involucren el tratamiento de datos de carácter personal. En este contexto, el procedimiento es de carácter obligatorio para trabajadores, proveedores y clientes independientemente de la relación contractual o del tipo de modalidad de contrato que los relacione, siempre que tengan acceso a datos personales sobre los que T&SCOMP, tenga alguna responsabilidad.

​Las condiciones contenidas en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2.015 “Por los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012.”

3.3. CONDICIONES GENERALES

FINALIDADES: Al momento en que los titulares de datos personales den su autorización a EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S, para la recolección y tratamiento de sus datos personales, los mismos podrán usarse para las finalidades establecidas en el presente procedimiento de tratamiento de datos, tales como:

Para la selección de personal, estudio de hojas de vida, verificación de datos suministrados por el candidato, exámenes de salud de ingreso y/o egreso de la compañía, suministro de datos personales para las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral, datos de los familiares del personal contratado bajo cualquier modalidad por la compañía, cuentas bancarias para pagos de salarios y honorarios y en general la aceptación de los procedimientos internos de selección, ingreso, salud ocupacional y contratación como colaborador o contratista EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S, o cualquier división de negocio o cualquiera de las empresas que llegaren a ser vinculadas o asociadas, y todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales enmarcados en el cumplimiento de las relaciones, objetivos, obligaciones, derechos y demás elementos originados en el tipo de vinculación contractual en el marco laboral, civil, comercial o contractual.

  • Procesar certificaciones laborales.
  • Almacenar los datos e información personal suministrada antes, durante y después de la relación contractual, aplicando las medidas de seguridad necesarias.
  • Cumplir con los procesos internos de la Organización.
  • Enviar la facturación y/o pago correspondiente a los clientes, proveedores, contratistas y/o colaboradores.
  • Adelantar actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes, proveedores, contratistas y colaboradores y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
  • Crear y actualizar la base de datos de clientes, proveedores, contratistas y colaboradores.
  • Atender y dar trámite a las quejas formuladas por los usuarios finales de nuestros servicios y productos.

3.4. CLÁUSULAS O AUTORIZACIONES:

Para la aplicación del presente procedimiento EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S implementará al menos los siguientes formatos, textos o cláusulas:

Autorización tratamiento de datos personales clientes: Es un texto que se incorpora al formulario de Orden de Trabajo, en donde éstos autorizan a EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S, a recopilar sus datos personales y a darles el tratamiento correspondiente a las finalidades para las cuales sus datos son recopilados. Esta autorización debe contemplar la autorización para la administración de datos de índole comercial o financiera, destinada a temas comerciales y de marketing que EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S requiera conocer de sus clientes para facilitar su relación. Adicional se envía periódicamente el formato (Autorización tratamiento de Datos Personales), con el fin de informar al cliente del tratamiento de los datos personales recopilados.

Autorización tratamiento datos personales colaboradores: Es un texto mediante el cual los colaboradores o potenciales colaboradores autorizan a EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S a recopilar sus datos personales y a darles el tratamiento correspondiente a las finalidades para las cuales sus datos son recopilados. Esta autorización debe contemplar la autorización para la administración de datos de índole comercial o financiera, destinada a las relaciones comerciales y contractuales propias de nuestra actividad económica, así como para la administración de datos personales no comerciales o financieros y aquellos datos sensibles que EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S requiera conocer de sus colaboradores para facilitar su relación, incluyendo los procesos de selección, vinculación, asignación de funciones, entre otros. (Autorización tratamiento de Datos Personales).

Autorización Datos Personales Visitante: Es un formato mediante el cual un visitante suministra sus datos personales donde se indica que estos serán recogidos y administrados por parte de EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S para el acceso a ciertas áreas comunes (Registro de Visitantes).

Otras Autorizaciones: Los proveedores de la Organización deben autorizar de manera expresa a EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S para que haga tratamiento de sus datos personales para los fines que respecto a cada uno de tales grupos de interés se requiera (inscripción y selección de proveedores F704.04).

Las cláusulas o formatos de autorización para la recolección de datos personales deben contener mínimo, las siguientes características:

Nombre del titular del dato.

Texto de autorización del titular para la recolección y tratamiento del dato por parte de EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S

3.5.DERECHOS DEL TITULAR

Además de lo anterior, cualquier colaborador, proveedor, cliente, y en general toda persona natural titular de datos personales puede en cualquier momento ejercer los siguientes:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe, como requisito para el mismo, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

3.6. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

En desarrollo de este procedimiento EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S, asume los siguientes deberes:

Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos.

Conservar la autorización de tratamiento de datos otorgada por el titular, para ser consultada posteriormente.

Atender las consultas y reclamaciones interpuestas por los titulares de la información de conformidad con los procedimientos y tiempos de respuesta establecidos en la normatividad y legislación local vigente.

Obtener autorización del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales en custodia.

Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.

Aplicar este procedimiento sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad.

Al momento de la recolección de datos, informar al titular de los datos la finalidad para la cual se requiere esa información.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

3.7. DATOS SENSIBLES

De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles. Por lo tanto, en el evento que de manera expresa nos autorice el uso de datos sensibles, que revelen datos sobre su estado de salud, condiciones médicas o tratamientos farmacológicos prescritos, T&SCOMP se obliga a hacer uso de los mismos de conformidad con las reglas establecidas en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.

3.8. VIDEO VIGILANCIA E IMÁGENES

La Compañía podrá utilizar video vigilancia para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones. Esta información podrá ser empleada como prueba en cualquier clase de proceso interno y/o ante cualquier tipo de autoridad, entidad y/u organización.

La Organización también podrá realizar toma de imágenes fotográficas para:

Reconocimiento de los colaboradores en los diferentes medios, tales como, correo corporativo, web interna y/o externa entre otros.

Publicaciones informativas internas y/o externas.

Presentaciones corporativas internas y externas

3.9. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas y procedimientos de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento este procedimiento de Tratamiento de datos personales. EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S, publicará en su sitio cualquier cambio en este procedimiento. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a este procedimiento, se comunicará este hecho a los titulares de la información, y se indicará la fecha a partir de la cual regirá el nuevo procedimiento. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.

3.10. VIGENCIA

Las directrices de Tratamiento de Datos Personales entran en vigencia a partir de la fecha y hasta el momento en que la sociedad deje de ejercer su objeto social. Los datos personales tratados por EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S permanecerán en la base de datos de la Organización hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados.

  1. PROCEDIMIENTO

Los titulares podrán hacer la solicitud de sus derechos respecto sus datos personales tratados por EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S, a través de los siguientes mecanismos:

  • Dirección electrónica:  formulario de la sección “Quejas, Sugerencias y Felicitaciones”
  • Envío de correo electrónico a empaquesysoluciones@gmail.com
  • Comunicación telefónica en la ciudad de Bogotá, Colombia, tel. (57)1 216 47 04
  • Directamente en oficinas T&SCOMP en: CALLE 127B N. 7B 29 Bogotá, Colombia.

En los cuales podrá solicitar consulta, actualización y/o rectificación de datos personales y tendrá derecho de:

4.1. Derecho de acceso: El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S, usted podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

La petición será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.2. Reclamos: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y/o revocatoria de la autorización cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes:

Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:

El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.

Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S y contener, como mínimo, la siguiente información:

El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

  1. RESPONSABLES

5.1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S Identificada con el NIT 900.749.418-5, domiciliada en la ciudad de Bogotá en la dirección Calle 127B N. 7B 29, es responsable del tratamiento de datos personales y datos sensibles de sus colaboradores, proveedores y clientes, dando cumplimiento al presente procedimiento y políticas aplicables.

5.2. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL: Los datos personales que EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S, recolecte, almacene y cualquier otra forma trate, serán administrados por el personal EMPAQUES Y SOLUCIONES DQ S.A.S, serán confidenciales y solo serán utilizados como se establece en el ítem 3.3 del presente procedimiento.

5.3. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: El asignado por la Organización como encargado de la Protección de Datos Personales; para atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos es el Coordinador, quien está ubicado en la Calle 127B N. 7B 29 en Bogotá, Colombia y puede ser contactado a través de la página web  o al correo electrónico

NUESTROS PRODUCTOS

SOLICITE MÁS INFORMACIÓN ACERCA DE NUESTROS PRODUCTOS